Nazwa sprawy

Transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego

Opis

Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego. Wniosek o dokonanie transkrypcji można złożyć do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego

Wymagane dokumenty

• wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego,
• ważny dowód osobisty  – do wglądu,
• oryginał zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego,
• urzędowe tłumaczenie zagranicznego aktu na język polski przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego  uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub polskiego konsula (nie dotyczy odpisów na drukach wielojęzycznych),
• dowód opłaty skarbowej

 Sposób załatwienia

Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego może złożyć: 

- osoba, której akt dotyczy (w przypadku małoletniego - przedstawiciel ustawowy)

Jeżeli wniosek składa osoba, której akt nie dotyczy (wstępni, zstępni, rodzeństwo, osoba obca) wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe do dokonania tej czynności.

Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję, albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Osoba występująca z wnioskiem o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu, który nie zawiera wszystkich niezbędnych danych powinna wystąpić z wnioskiem o uzupełnienie aktu, ponieważ posługując się „polską wersją” aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzoną z brakami, może napotkać na liczne problemy podczas załatwiania spraw urzędowych np. nadanie numeru PESEL, wydanie paszportu i dowodu osobistego, sporządzenie aktu notarialnego, postępowania przed sądami. 

Miejsce załatwienia, osoba odpowiedzialna

Urzędu Stanu Cywilnego, ul. Sikorskiego 18, 18-100 Łapy
tel. 85 7152706, 85 7152251 w. 111

Barbara Łochnicka
Magdalena Mojkowska

Termin załatwienia

W ciągu 14 dni od złożenia wniosku.

Opłacie skarbowej podlega wydanie wnioskodawcy odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji – 50 zł, płatne w kasie urzędu lub przelewem na konto Urzędu Miejskiego w Łapach Nr 56 1020 1332 0000 1602 0957 1532.

Tryb odwoławczy

W przypadku wydania decyzji administracyjnej odmownej odwołanie składa się do Wojewody Podlaskiego za pośrednictwem Kierownika USC w Łapach w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.

Informacje dodatkowe - (uwagi)

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL W przypadku gdy transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokona transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca. 

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:

• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;
• zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;
• transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.